Repertorium dla działu IT kancelarii
Zanim kancelaria podłączy Repertorium do Claude albo ChatGPT, ktoś musi to zatwierdzić. Tu są odpowiedzi na pierwsze pytania działu IT: co dostajemy, gdzie to leży, jak długo, kto przetwarza i czego jeszcze nie mamy.
Każde twierdzenie poniżej wynika z polityki prywatności, regulaminu Repertorium albo z kodu usługi, który jest niepubliczny (punkt 06).
Tę samą treść do wydruku i do dokumentacji zatwierdzenia narzędzia pobierzesz jako PDF: pakiet bezpieczeństwa Repertorium (PDF).
01Co Repertorium dostaje, a czego nie
| Dostaje | Nie dostaje |
|---|---|
| zapytanie do bazy, które asystent AI wysyła w Twoim imieniu (np. „art. 415 k.c.”, sygnatura, zagadnienie) | Twoich rozmów z asystentem, plików ani dokumentów sprawy |
| listę powołań do sprawdzenia, jeśli ją wyślesz | treści pism przesyłanych do sprawdzenia cytatów - ich nie zapisujemy |
| adres e-mail konta, na który wysyłamy kod logowania | hasła - usługa ich nie ma i o nie nie prosi |
Wszystkie narzędzia Repertorium tylko czytają bazę. Na ekranie zgody asystent dostaje dostęp do odczytu i do niczego więcej.
Zapytanie i odpowiedź widzi też dostawca Twojego asystenta (Anthropic przy Claude, OpenAI przy ChatGPT). To relacja kancelarii z tym dostawcą, nie z nami. Do przeszukania prawa nie są potrzebne dane klienta, więc ich nie wpisuj - regulamin tego wymaga (§ 12).
02Gdzie leżą dane
| Co | Gdzie | Jurysdykcja UE |
|---|---|---|
| korpus prawa (akty, orzeczenia, graf powołań) | Cloudflare Durable Objects | tak - przypięta w kodzie usługi |
| konta, połączenia konektora, liczniki limitów | Cloudflare Durable Objects i Workers KV | dziś bez gwarancji UE - przekazanie na podstawie standardowych klauzul umownych UE |
| zapisane treści zapytań (konto bezpłatne) | magazyn analityczny Cloudflare | dziś bez gwarancji UE - jak wyżej |
03Jak długo przechowujemy
| Dane | Okres |
|---|---|
| treść wyszukiwań na koncie bezpłatnym (przed zapisem usuwamy numery PESEL, NIP i rachunku bankowego, adresy e-mail i numery telefonów) | do 90 dni, potem usuwamy sam tekst zapytania |
| treść wyszukiwań w planach płatnych | nie zapisujemy |
| pisma przesłane do sprawdzenia cytatów | nie zapisujemy |
| kod logowania (jako skrót) | 15 minut |
| połączenie konektora z asystentem | 30 dni od ostatniego użycia |
| data i godzina wywołań, do liczenia limitów | 90 dni |
| dane techniczne wywołań, bez treści zapytań | 395 dni |
| adres e-mail konta | 30 dni po wygaśnięciu dostępu |
Usuwanie po upływie tych okresów robi sama usługa. Pełna lista, także dla strony i korespondencji: polityka prywatności, punkt 05.
04Kto przetwarza
- Administrator: MateMatic Solutions Sp. z o.o., Kraków.
- Cloudflare, Inc. - hosting usługi, przechowywanie danych opisanych wyżej, wysyłka wiadomości z kodem logowania. Procesor na podstawie standardowych klauzul umownych UE.
- Google LLC - skrzynka [email protected] (Google Workspace), wyłącznie korespondencja wysłana na ten adres.
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych.
05Logowanie i dostęp
- Logowanie adresem e-mail i 6-cyfrowym kodem. Bez haseł i bez kluczy do wklejania.
- Kod przychodzi z adresu [email protected], a wiadomość nie zawiera żadnego linku. Wiadomość z kodem z innego adresu albo z linkiem nie pochodzi od nas.
- Liczba wysyłek kodu jest ograniczona na adres e-mail i na adres IP, żeby nie dało się zalać skrzynki.
- Blokada za naruszenie regulaminu obejmuje adres e-mail, więc nie da się jej obejść, zakładając nowe konto.
06Czego nie deklarujemy
- Certyfikatów. Nie mamy ISO 27001 ani SOC 2.
- Jurysdykcji UE dla kont i zapisanych zapytań. Dziś ma ją tylko korpus (punkt 02).
- Spisanej procedury powiadamiania klientów o incydencie, opisu dostępu personelu do danych ani szyfrowania poza tym, które zapewnia Cloudflare. Tego tu nie opisujemy, bo nie mamy tego w dokumentach. Zapytaj, a odpowiemy na piśmie.
- Publicznego kodu usługi. Kod Repertorium jest niepubliczny. Otwarty jest kod PATRONa, aplikacji do pracy na aktach: gdzie są Twoje dane.
07Pytania działu IT
Potrzebujesz czegoś, czego tu nie ma, na przykład odpowiedzi na Twój kwestionariusz dostawcy? Napisz: [email protected]. Odpowiadamy w dni robocze.